Автоматизация сбора контактов в рамках закона РФ о персональных данных

Сервис eLama активно участвует в отраслевых мероприятиях: за 2024 г. сотрудники выступили на 122 конференциях и выставках. На них команда собирает контакты потенциальных клиентов для дальнейшей коммуникации и продажи собственных услуг и продуктов.

Перед командой встала задача — автоматизировать процесс сбора лидов, обеспечив его соответствие требованиям законодательства РФ о персональных данных, главным образом Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/). Классический метод сбора визиток не вписывался в рамки закона. Более того, он требовал значительных ресурсов для обработки: отдельный сотрудник после конференции вручную вносил телефонные номера в CRM-систему и иногда допускал ошибки. Ручная обработка контактов также увеличивала срок, в течение которого сотрудники eLama связывались с потенциальными клиентами, чей интерес к предложениям сервиса мог угасать.

Кроме того, посетители конференций без визиток оставляли контакты на подготовленных бланках и часто писали некорректные номера телефонов. Это приводило к низкому качеству данных в базе.

Для решения этих проблем команда разработала и внедрила чат-бот в Telegram, который:

1. Снижает трудозатраты за счет автоматизации процесса сбора данных.
2. Обеспечивает юридическую чистоту процесса, включая получение обязательного согласия пользователя.
3. Мотивирует пользователя оставить контакты, обещая бесплатный полезный для бизнеса информационный продукт после ответов на вопросы.
4. Повышает конверсию в квалифицированный лид и продажу благодаря сбору корректных контактов и предварительного скоринга — оценки качества лида по ответам пользователя на вопросы бота.

Как работает чат-бот и как с ним взаимодействует потенциальный клиент:

1. Посетитель конференции сканирует QR-код и переходит в Telegram-бот для регистрации в розыгрыше подарков, который проводится на мероприятии.
2. Посетитель соглашается на обработку его персональных данных и получение рекламных материалов, ему предоставляется возможность ознакомиться с Политикой конфиденциальности eLama
3. Посетитель передает свой контактный номер через встроенную кнопку Telegram, что исключает ошибки, которые допускаются при ручном вводе, и заведомо ложные номера телефонов.
4. Посетитель отвечает на вопросы бота, получает автоматически подобранное предложение — и бот начинает отправлять цепочку прогревающих сообщений.

А после мероприятия менеджер связывается с пользователем и делает ему персональное предложение.

Чат-бот позволил значительно улучшить качество базы контактов, минимизировать ошибки и оптимизировать процесс обработки данных. Разберем конкретнее на примере 5 мероприятий. В результате реализации автоматизированного сбора контактов через чат-бот команда eLama:
1. С 5 конференций получила более 550 лидов с корректными контактами и сохранила свыше 9 человеко-часов на обработку контактных данных.
2. Собрала согласия с потенциальных клиентов на обработку персональных данных в строгом соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».
3. Увеличила среднюю конверсию из лида с конференции в квалифицированный лид не менее чем на 5 п. п. — в том числе благодаря корректности контактов в базе и более быстрого обзвона.
4. Сократила затраты, отказавшись от печатных материалов, на которых посетители без визиток могли оставлять свои контакты.
Упростила процесс интеграции контактов в CRM-систему — теперь они передаются автоматически.
5. Запустила автоматизированные сценарии прогрева: чат-бот коммуницирует с пользователем после мероприятия, присылает полезный контент и предложения сервиса.

Эффективность для бизнеса

При участии команды eLama в более 120 мероприятиях в год чат-бот способен сэкономить более 500 человеко-часов, повысить конверсию в качественный лид и обеспечить соблюдение закона о персональных данных.