Система управления технической документацией

Деятельность производственных компаний сопряжена с непрерывным созданием, согласованием, хранением и использованием технической документации: исполнительной, нормативной, проектной, рабочей, ремонтной, эксплуатационной и других ее видов. Если при этом используются бумажные носители, организации сталкиваются со сложностями оперативного доступа к соответствующим данным. С увеличением количества технических документов проблемы усугубляются и возрастают риски:
• потери оригиналов документов, которые существуют в единственном экземпляре, утраты документов по причине ветхости из-за многократного использования в текущей деятельности;
• задержек подготовки и согласования пакетов технических документов, например для проведения ремонтов или предоставления надзорным органам в ходе проверок;
• ошибок сотрудников по причине использования неполных комплектов документов или их устаревших версий, разрозненно хранящихся в подразделениях;
• нарушения сроков актуальности документации, например актов поверок.

Система управления технической документацией позволяет устранить обозначенные проблемы, объединяя возможности ECM и архивных решений. Она обеспечивает:
1. Автоматизацию процессов разработки, согласования и формирования технической документации для сокращения непроизводственных временных затрат.
2. Создание электронного архива в целях сохранности данных, предотвращения изнашивания и потерь бумажных оригиналов.
3. Формирование единого цифрового пространства для своевременного обновления и поддержания полноты технической документации, оперативного доступа к ней и подготовки отчетов.

Система основана на актуальных технологиях:
• разработана на российской low-code платформе Docsvision, позволяет переводить в цифровой вид бизнес-процессы с применением визуальных конструкторов;
• поддерживает работу в импортонезависимом окружении: Astra Linux, РЕД ОС, СУБД PostgreSQL (в т. ч. Pro)/Tantor;
• доступна с любых устройств, включая мобильные, благодаря работе через веб-интерфейс;
• интегрируется другими информационными системами компании при помощи универсального API-коннектора.

Возможности решения в части автоматизации включают поддержку процессов:
• разработки, согласования и утверждения технических и нормативных документов, а также их комплектов;
• документационного сопровождения планирования и выполнения ремонтов;
• обеспечения версионности и актуальности документов;
• массовой выгрузки и широкоформатной печати, сканирования;
• управления нормативной базой знаний;
• формирования отчетности по одному или нескольким техническим документам;
• делегирования, создания и контроля поручений.

В части обеспечения архивного хранения решение позволяет:
• формировать фонды и сводные описи архивных дел;
• создавать печатные формы по делу: внутренние описи дел, карточки-заместители, листы-заверители; обложки дел, реквизиты (корешки);
• уничтожать дела;
• выдавать оригиналы документов по запросу пользователей;
• формировать отчетность по одному или нескольким делам.

Решение предусматривает множество вариантов структуризации архива. Например, в зависимости от видов документации, организационной структуры компании, принадлежности к проектам, оборудованию, зданиям и сооружениям, а также на основании других параметров. Это позволяет оперативно определять принципы категоризации единиц хранения, минимизировать сроки работ и трудозатраты на подготовительном этапе проекта цифровизации управления технической документацией.

Работа в едином информационном пространстве дает возможность специалистам и руководителям:
• получать доступ к техническим документам по принципу «одного окна»;
• минимизировать дублирование ввода данных и обеспечить их согласованность благодаря интеграции с ТОиР, АСУП, CAD, ГИС, а также другими производственными и учётными системами;
• вести совместную работу в режиме реального времени: несколько сотрудников параллельно получают безопасный доступ к файлам;
• быстро находить требуемые сведения по объектам, проектам, и видам документации за счет полнотекстового поиска и возможности предпросмотра документа;
• располагать информацией о всем жизненном цикле зданий и оборудования: от проведения испытаний до ремонтов и утилизации.

Система обеспечивает высокий уровень информационной безопасности благодаря:
• авторизации пользователей;
• разграничению прав доступа на основе ролевой модели;
• проведению аудита действий пользователей в системе;
• применению всех видов электронной подписи.

Эффективность для бизнеса

• Оперативная подготовка документов для обеспечения непрерывности процессов.
• Сохранность информации. Снижение рисков штрафов в связи с утратой документов.
• Мгновенный удаленный доступ к данным.