Автоматизация заседаний и совещаний в крупнейшей товарной бирже России

СПбМТСБ является крупнейшей товарной биржей России с разветвленной структурой подразделений. Через нее осуществляется 99% организованных торгов нефтью и нефтепродуктами, нефтехимией, газом, углем, лесом, металлами, стройматериалами, сельхозпродукцией и минеральными удобрениями в стране.

В декабре 2024 года Биржа пришла к необходимости повышения эффективности процесса проведения заседаний и голосований коллегиальных органов управления и рабочих групп в структурных подразделениях и приняла решение о внедрении системы «Ареопад» от компании «Диджитал Дизайн». Приоритетными критериями выбора программного продукта стали простота и скорость его установки и настройки, а также функциональные возможности для организации совещаний в удаленном формате.

В результате СПбМТСБ перешла на проведение совещаний в едином информационном пространстве уже в феврале 2025 года.

Члены коллегиальных органов и рабочих групп получили возможность дистанционно принимать участие в очных и заочных заседаниях. Вся необходимая для этого функциональность доступна в том числе на мобильных устройствах. Используя телефон или планшет, можно:
• просматривать информацию о текущих, предстоящих и прошедших собраниях;
• работать с материалами;
• голосовать и оставлять особое мнение по вопросам повестки;
• вести поиск по названиям заседаний, вопросов, материалов, текстам проектов решений;
• подписывать электронной подписью отчетные и сопроводительные документы: опросные листы, письменные мнения, протоколы;
• подключаться к собранию в системе видеоконференцсвязи, а также выполнять многие другие действия.

С внедрением «Ареопада» сократились и трудозатраты организаторов совещаний. Используя систему, они могут:
• вести календарь заседаний;
• создавать, редактировать и удалять вопросы для обсуждения, размещать информационные материалы;
• назначать роли пользователей, настраивать права доступа к документам и собраниям;
• формировать документы по шаблону: промежуточные/итоговые протоколы очных и заочных заседаний, повестки, уведомления, выписки, опросные листы;
• настраивать правила принятия решений и голосования;
• направлять поручения исполнителям;
• формировать аналитические отчеты и выполнять другие действия.

Система рассылает участникам совещаний уведомления о любых изменениях и переносах на электронную почту, а секретари не тратят время на соответствующие оповещения.

Все вовлеченные стороны теперь могут работать с чувствительной информацией без угрозы утечек. В системе применяется:
• шифрование для защиты каналов передачи и мест хранения данных;
• разграничение доступа к информационным объектам всех типов на основе ролевой модели;
• авторизация пользователей по логину и паролю;
• просмотр журналов изменений информации о заседаниях и материалов с возможностью фильтрации записей.

«Ареопад» помогает участникам совещаний Санкт-Петербургской Международной Товарно-сырьевой Биржи принимать управленческие решения в срок и выстраивать слаженную работу всех структур. СПбМТСБ может по своему усмотрению использовать систему для любого количества подразделений, юридических лиц и совещательных органов.

Эффективность для бизнеса

• Оперативность принятия решений и постановки поручений: дистанционное голосование и подписание протоколов, отказ от бумажных документов и контроля их актуальности.
• Защита информации, ее структурированное хранение.