IT Point BIOCAD - автоматизация выдачи корпоративного оборудования Проект

Сотрудники техподдержки в BIOCAD ежемесячно получают тысячи запросов на выдачу мышек, клавиатур, гарнитур, батареек, салфеток для мониторов, баллончиков со сжатым воздухом. Обеспечение сотрудников периферией и расходниками — важная задача, однако она отнимала время у специалистов IТ-службы.

IT-команда BIOCAD разработала проект по автоматизации выдачи корпоративного оборудования и кастомизировала стандартный вендинговый аппарат под выдачу корпоративной техники. Теперь для замены гарнитуры или зарядного устройства сотруднику достаточно приложить свою корпоративную карточку (пропуск) к вендингу и выбрать нужную ему позицию.

Структура IT-Point поделена на две части: вендомат и пик-поинт. Вендомат — основной модуль, который выдает сотрудникам мышки, клавиатуры, гарнитуры, батарейки и прочие мелочи. Пик-поинт — это дополнительный модуль для нетипового и габаритного оборудования (ноутбуков, ПК, смартфонов).

Пополнение запасов:
Мы связали IT-Point с Jira и научили его создавать и комментировать задачи, изменять статусы, закрывать и устанавливать приоритеты. Например, когда объем той или иной позиции падает ниже 30%, вендинговый аппарат подключатся по API к Jira и формирует задачу на пополнение.

Если наполненность упала до 10%, а IТ-специалисты до сих пор не доложили устройства в вендомат, он отправляет комментарий об остатке в 10% и повышает приоритет задачи. Как только техподдержка пополнит запасы, IT-Point самостоятельно её закроет.

Если оборудование лежит в пик-поинте, то в Jira есть комментарии о необходимости его забрать, данные о сроках хранения и успешной выдаче. Также мы можем автоматически закрывать и отменять задачи в Jira Service Management.

Со стороны сотрудника, которому требуется оборудование, процедура не требует дополнительных заявок и согласований, а также проходит без участия сотрудника IT департамента. Это решение позволяет сэкономить более 160 рабочих часов в год для команды технической поддержки.

Каждый вендомат вмещает 206 единиц техники: от маленькой батарейки до ноутбука. За полгода реализации пилотного проекта в компании выдали более 1000 единиц оборудования всего на одной площадке. Сотрудники очень быстро адаптировались к новой системе и отмечают её удобство и простоту использования. Также функционал вендомата позволяет автоматически отслеживать его наполняемость, а система умеет самостоятельно ставить задачи команде поддержки на пополнение – всё это удалось реализовать, благодаря стеку уникальных технологий. Точный учет и подробная статистика выданной техники – ещё одно преимущество подобного решения.

Таким образом, в финальной версии IT-Point мы:

- Автоматизировали выдачу IТ-оборудования разных габаритов с минимальным привлечением специалистов техподдержки;

- Создали веб-сервис, который позволяет вести учет выданной техники, собирать логи, определять наполненность IT-Point’ов;

- Начали получать уведомления об остатках в вендоматах с интеграцией с Jira Service Management;

- Создали гибкую систему настройки, выдачи, запрета групп в зависимости от различных атрибутов сотрудников.

Эффективность для бизнеса

Решение позволяет сэкономить более 160 раб.часов в год для команды технической поддержки. Автоматическое отслеживание наполняемости вендомата техникой, а также точный учет и подробная статистика выданного оборудования.